Darowizny żywnościowe, tak samo jak pieniężne czy rzeczowe, muszą zostać odpowiednio udokumentowane. Wbrew pozorom ich administracja jest dość prosta i nie sprawia większych trudności nawet osobom, które nie są ekspertami. Oto podstawowe informacje, z którymi warto się zapoznać.

Przyjęcie darowizny żywnościowej

Podstawowym i niezbędnym dokumentem w procesie administracji darami jest protokół przekazania darowizny. Musi on zawierać dane darczyńcy oraz obdarowanego, datę dokonania darowizny, a także listę przekazanych produktów wraz z ich tonażem i wartością. Mile widziane będą także daty przydatności do spożycia przekazywanych produktów – mogę one zaoszczędzić sporo czasu osobom, które będą następnie taką darowiznę układały w magazynie czy przekazywały podopiecznym organizacji. Wzór protokołu przekazania darowizny dostępny jest tutaj: KLIK

Taki dokument sporządzany jest w dwóch identycznych egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron, które się pod nim podpisują. Stanowi on podstawę do odpowiedniego zaksięgowania darowizny. To bardzo ważne: choć żywność stanowi darowiznę rzeczową, jej wartość musi znaleźć się w przychodach organizacji!

Wydanie darowizny żywnościowej

Skoro nasza organizacja przyjęła darowiznę żywnościową, to musi ją w jakiś sposób spożytkować. Jeśli więc prowadzimy np. stołówkę lub jadłodajnię, możemy z uzyskanych darów ugotować posiłek. Produkty można też rozdać w formie paczek żywnościowych albo przekazać innej organizacji partnerskiej, jak robią to np. banki żywności. Na jaki sposób spożytkowania darowizny byśmy się nie zdecydowali, ten proces także koniecznie należy udokumentować. Można to zrobić na kilka sposobów.

Kiedy decydujemy się na przygotowanie pakietów żywnościowych i rozdanie ich podopiecznym, sprawa jest dość prosta. Najłatwiej po prostu przygotować tabelę, gdzie odbiór paczki może zostać pokwitowany podpisem.

Jeżeli organizacja posiada stałą, zamkniętą grupę korzystających z darowizn żywnościowych, za poświadczenie wystarczy lista beneficjentów. Można ją też opatrzyć datą i załączyć do protokołu przyjęcia darowizny jako dokument jej wydania. Innym sposobem na ukazanie, jak spożytkowano otrzymaną darowiznę, jest sporządzenie dokumentacji fotograficznej. Koniecznie trzeba jednak pamiętać o uzyskaniu zgód na utrwalanie wizerunków osób widocznych na zdjęciach i o tym, by powstałe fotografie przechowywać najlepiej w archiwum niedostępnym dla osób postronnych.

Jeśli organizacja przekazuje żywność do innego, partnerskiego NGO, może to zrobić na podstawie druku wydania magazynowego (WZ). Tu warto skorzystać z licznych wzorów dostępnych w Internecie lub też przygotować własny dokument w oparciu o protokół otrzymania darowizny. WZ także powinno zawierać datę, dane obu organizacji oraz skład, tonaż i wartość przekazywanej żywności.

Niezależnie od tego, jaki sposób dokumentowania wybierzemy, należy pamiętać o dwóch kwestiach. Pierwsza to oczywiście ochrona danych osobowych (do których zalicza się m.in. imię i nazwisko osoby obdarowanej). Musimy uzyskać pisemną zgodę na ich przetwarzanie, a same dokumenty należy odpowiednio zabezpieczyć aby nie miały do nich dostępu osoby trzecie. Po drugie: warto zadbać o to, by dokumentację prowadzić w sposób jak najmniej uciążliwy dla beneficjentów. Wypełnianie drobiazgowych formularzy i podawanie prywatnych danych może być stygmatyzujące i potęgować poczucie wykluczenia.

Prawidłowo i przejrzyście prowadzona dokumentacja stanowi klucz do budowania renomy organizacji i trwałej współpracy z donatorami. Jeśli zaniedbamy obowiązki sprawozdawcze, konsekwencje finansowe mogą dotknąć nie tylko naszego stowarzyszenia czy fundacji, ale także darczyńców, którzy w dobrej wierze przekazywali nam swoje fundusze lub dary rzeczowe. W ten sposób budowana latami dobra opinia może legnąć w gruzach w wyniku zwykłego niedopatrzenia.

Opisane powyżej podstawy administracji darowizn obowiązują wszystkie organizacje pozarządowe. Co jednak bardzo istotne w pracy NGO i w procesie pozyskiwania donacji, polskie prawo oferuje różne rozwiązania odnoszące się konkretnie do darowizn żywnościowych. Przyjrzyjmy się kilku najważniejszym.

Odliczenie VAT i kosztów wytworzenia

Jeśli darczyńcą jest firma spożywcza, np. sklep lub producent żywności, może ona liczyć na skorzystanie z ulgi podatkowej. Warunki są dwa: obdarowana organizacja musi posiadać status organizacji pożytku publicznego, a przekazana darowizna musi zostać wykorzystana na cel charytatywny, czyli na rzecz osób w trudnej sytuacji materialnej czy życiowej. W ten sposób możemy mieć pewność, że ulga podatkowa zostanie odliczona zgodnie z prawem.

W praktyce oznacza to, że darczyńca ma wymierne korzyści z przekazania żywności organizacji posiadającej status OPP, dlatego może mniej chętnie współpracować ze stowarzyszeniami i fundacjami, które takiego statusu nie mają. Z drugiej strony OPP musi zwracać szczególną uwagę na to, by dobrze udokumentować sposób wykorzystania przekazanych darowizn. W przeciwnym razie, w przypadku ewentualnej kontroli, Urząd Skarbowy może nałożyć na jedną ze stron obowiązek zapłaty nienależnie odliczonego podatku lub nawet karę. Co więcej, taka wpadka może oznaczać praktyczny koniec współpracy i duże szkody wizerunkowe.

Obowiązek przekazywania darowizn żywnościowych

Obowiązująca od września 2019 roku Ustawa o przeciwdziałaniu marnowaniu żywności nałożyła na sklepy o powierzchni powyżej 250 m² obowiązek przekazywania niesprzedanej żywności na rzecz wybranych organizacji pożytku publicznego (przy czym beneficjentami nie mogą być NGO-sy bez tego statusu). Na sprzedawców, którzy mimo to marnują swoje produkty, nałożono dodatkowe kary finansowe.

To rozwiązanie powinno zapewniać regularne darowizny żywnościowe dla OPP. Wiąże się to z nieco zwiększoną liczbą obowiązków. Przede wszystkich organizacja i darczyńca muszą jeszcze przed rozpoczęciem współpracy podpisać umowę o przekazywanie darowizn. Obie strony są także zobowiązane do regularnego sprawozdawania się z ilości przekazanego jedzenia do Wojewódzkiego Urzędu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej.

Jednocześnie wspomniana ustawa nie koliduje z możliwością odliczenia podatku VAT i kosztów wytworzenia darowanej żywności.

Współpraca procentuje

Z perspektywy darczyńcy, współpraca z organizacjami pożytku publicznego przynosi zdecydowanie więcej korzyści niż ze stowarzyszeniami i fundacjami pozbawionymi tego statusu. Nie oznacza to jednak, że te „zwykłe” organizacje są pozbawione szans na wsparcie żywnościowe. Jednym z najłatwiejszych sposobów na korzystanie z regularnych darowizn żywnościowych jest partnerstwo z dużą OPP, będącą pośrednikiem w pozyskiwaniu i wydawaniu jedzenia. W Polsce taką rolę pełnią m.in. banki żywności, których główną działalnością jest właśnie redystrybucja pozyskanych produktów do mniejszych organizacji.

Autor: Łukasz Jaroń, Bank Żywności w Trójmieście