Darowizny żywnościowe – jak je udokumentować

Darowizny żywnościowe, tak samo jak pieniężne czy rzeczowe, muszą zostać odpowiednio udokumentowane. Wbrew pozorom ich administracja jest dość prosta i nie sprawia większych trudności nawet osobom, które nie są ekspertami. Oto podstawowe informacje, z którymi warto się zapoznać.

Przyjęcie darowizny żywnościowej

Podstawowym i niezbędnym dokumentem w procesie administracji darami jest protokół przekazania darowizny. Musi on zawierać dane darczyńcy oraz obdarowanego, datę dokonania darowizny, a także listę przekazanych produktów wraz z ich tonażem i wartością. Mile widziane będą także daty przydatności do spożycia przekazywanych produktów – mogę one zaoszczędzić sporo czasu osobom, które będą następnie taką darowiznę układały w magazynie czy przekazywały podopiecznym organizacji. Wzór protokołu przekazania darowizny dostępny jest tutaj: KLIK

Taki dokument sporządzany jest w dwóch identycznych egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron, które się pod nim podpisują. Stanowi on podstawę do odpowiedniego zaksięgowania darowizny. To bardzo ważne: choć żywność stanowi darowiznę rzeczową, jej wartość musi znaleźć się w przychodach organizacji!

Wydanie darowizny żywnościowej

Skoro nasza organizacja przyjęła darowiznę żywnościową, to musi ją w jakiś sposób spożytkować. Jeśli więc prowadzimy np. stołówkę lub jadłodajnię, możemy z uzyskanych darów ugotować posiłek. Produkty można też rozdać w formie paczek żywnościowych albo przekazać innej organizacji partnerskiej, jak robią to np. banki żywności. Na jaki sposób spożytkowania darowizny byśmy się nie zdecydowali, ten proces także koniecznie należy udokumentować. Można to zrobić na kilka sposobów.

Kiedy decydujemy się na przygotowanie pakietów żywnościowych i rozdanie ich podopiecznym, sprawa jest dość prosta. Najłatwiej po prostu przygotować tabelę, gdzie odbiór paczki może zostać pokwitowany podpisem.

Jeżeli organizacja posiada stałą, zamkniętą grupę korzystających z darowizn żywnościowych, za poświadczenie wystarczy lista beneficjentów. Można ją też opatrzyć datą i załączyć do protokołu przyjęcia darowizny jako dokument jej wydania. Innym sposobem na ukazanie, jak spożytkowano otrzymaną darowiznę, jest sporządzenie dokumentacji fotograficznej. Koniecznie trzeba jednak pamiętać o uzyskaniu zgód na utrwalanie wizerunków osób widocznych na zdjęciach i o tym, by powstałe fotografie przechowywać najlepiej w archiwum niedostępnym dla osób postronnych.

Jeśli organizacja przekazuje żywność do innego, partnerskiego NGO, może to zrobić na podstawie druku wydania magazynowego (WZ). Tu warto skorzystać z licznych wzorów dostępnych w Internecie lub też przygotować własny dokument w oparciu o protokół otrzymania darowizny. WZ także powinno zawierać datę, dane obu organizacji oraz skład, tonaż i wartość przekazywanej żywności.

Niezależnie od tego, jaki sposób dokumentowania wybierzemy, należy pamiętać o dwóch kwestiach. Pierwsza to oczywiście ochrona danych osobowych (do których zalicza się m.in. imię i nazwisko osoby obdarowanej). Musimy uzyskać pisemną zgodę na ich przetwarzanie, a same dokumenty należy odpowiednio zabezpieczyć aby nie miały do nich dostępu osoby trzecie. Po drugie: warto zadbać o to, by dokumentację prowadzić w sposób jak najmniej uciążliwy dla beneficjentów. Wypełnianie drobiazgowych formularzy i podawanie prywatnych danych może być stygmatyzujące i potęgować poczucie wykluczenia.

Prawidłowo i przejrzyście prowadzona dokumentacja stanowi klucz do budowania renomy organizacji i trwałej współpracy z donatorami. Jeśli zaniedbamy obowiązki sprawozdawcze, konsekwencje finansowe mogą dotknąć nie tylko naszego stowarzyszenia czy fundacji, ale także darczyńców, którzy w dobrej wierze przekazywali nam swoje fundusze lub dary rzeczowe. W ten sposób budowana latami dobra opinia może legnąć w gruzach w wyniku zwykłego niedopatrzenia.

Opisane powyżej podstawy administracji darowizn obowiązują wszystkie organizacje pozarządowe. Co jednak bardzo istotne w pracy NGO i w procesie pozyskiwania donacji, polskie prawo oferuje różne rozwiązania odnoszące się konkretnie do darowizn żywnościowych. Przyjrzyjmy się kilku najważniejszym.

Odliczenie VAT i kosztów wytworzenia

Jeśli darczyńcą jest firma spożywcza, np. sklep lub producent żywności, może ona liczyć na skorzystanie z ulgi podatkowej. Warunki są dwa: obdarowana organizacja musi posiadać status organizacji pożytku publicznego, a przekazana darowizna musi zostać wykorzystana na cel charytatywny, czyli na rzecz osób w trudnej sytuacji materialnej czy życiowej. W ten sposób możemy mieć pewność, że ulga podatkowa zostanie odliczona zgodnie z prawem.

W praktyce oznacza to, że darczyńca ma wymierne korzyści z przekazania żywności organizacji posiadającej status OPP, dlatego może mniej chętnie współpracować ze stowarzyszeniami i fundacjami, które takiego statusu nie mają. Z drugiej strony OPP musi zwracać szczególną uwagę na to, by dobrze udokumentować sposób wykorzystania przekazanych darowizn. W przeciwnym razie, w przypadku ewentualnej kontroli, Urząd Skarbowy może nałożyć na jedną ze stron obowiązek zapłaty nienależnie odliczonego podatku lub nawet karę. Co więcej, taka wpadka może oznaczać praktyczny koniec współpracy i duże szkody wizerunkowe.

Obowiązek przekazywania darowizn żywnościowych

Obowiązująca od września 2019 roku Ustawa o przeciwdziałaniu marnowaniu żywności nałożyła na sklepy o powierzchni powyżej 250 m2 obowiązek przekazywania niesprzedanej żywności na rzecz wybranych organizacji pożytku publicznego (przy czym beneficjentami nie mogą być NGO-sy bez tego statusu). Na sprzedawców, którzy mimo to marnują swoje produkty, nałożono dodatkowe kary finansowe.

To rozwiązanie powinno zapewniać regularne darowizny żywnościowe dla OPP. Wiąże się to z nieco zwiększoną liczbą obowiązków. Przede wszystkich organizacja i darczyńca muszą jeszcze przed rozpoczęciem współpracy podpisać umowę o przekazywanie darowizn. Obie strony są także zobowiązane do regularnego sprawozdawania się z ilości przekazanego jedzenia do Wojewódzkiego Urzędu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej.

Jednocześnie wspomniana ustawa nie koliduje z możliwością odliczenia podatku VAT i kosztów wytworzenia darowanej żywności.

Współpraca procentuje

Z perspektywy darczyńcy, współpraca z organizacjami pożytku publicznego przynosi zdecydowanie więcej korzyści niż ze stowarzyszeniami i fundacjami pozbawionymi tego statusu. Nie oznacza to jednak, że te „zwykłe” organizacje są pozbawione szans na wsparcie żywnościowe. Jednym z najłatwiejszych sposobów na korzystanie z regularnych darowizn żywnościowych jest partnerstwo z dużą OPP, będącą pośrednikiem w pozyskiwaniu i wydawaniu jedzenia. W Polsce taką rolę pełnią m.in. banki żywności, których główną działalnością jest właśnie redystrybucja pozyskanych produktów do mniejszych organizacji.

Autor: Łukasz Jaroń, Bank Żywności w Trójmieście

Ustawa o niemarnowaniu żywności

  1. Jakie są najważniejsze zapisy Ustawy o przeciwdziałaniu marnowaniu żywności? 

Ustawa została uchwalona i weszła w życie w 2019 r., i zgodnie z jej zapisami sprzedawcy żywności są zobowiązani do przekazywania niesprzedanej żywności organizacjom pozarządowym. Dotyczy to wyłącznie produktów wciąż nadających się do spożycia, czyli bez przekroczenia terminu ważności. Sklepy, które nie będą przekazywały żywności do organizacji, lecz w dalszym ciągu do utylizacji, powinny wnosić opłatę na rzecz organizacji, z którą podpisali umowę. Opłata ta będzie wynosić 10 groszy za każdy 1 kilogram zmarnowanej żywności. Całość ustawy można przeczytać tutaj: link 

  1. Kogo dotyczy ustawa? 

Ustawa dotyczy sprzedawców żywności, tzn. placówek powyżej 250 m2 powierzchni, dla których sprzedaż żywności stanowi przynajmniej 50% całkowitych przychodów. Przez pierwsze 2 lata nowe prawo będzie jednak obejmować wyłącznie „największe z największych”, czyli jednostki handlowe powyżej 400 m2 powierzchni – duże, sieciowe markety.   

Sklepy te powinny popisać umowę z organizacja pozarządową, której celem statutowym jest wykonywanie zadań w sferze zadań publicznych w zakresie: a) pomocy społecznej, w tym pomocy rodzinom i osobom w trudnej sytuacji życiowej oraz wyrównywania szans tych rodzin i osób; b) wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej; c) działalności charytatywnej, polegającej w szczególności na przekazywaniu żywności osobom potrzebującym lub prowadzeniu zakładów żywienia zbiorowego dla osób potrzebujących. Sprzedawcy mogą podpisać umowy z kilkoma organizacjami.  

  1. Jakie zapisy powinny znaleźć się w umowie pomiędzy sklepem a organizacją? 

Umowa powinna zawierać w szczególności zapisy nt. czasu i sposobu przekazywania żywności, jej rodzaju, podziału kosztów jej odbioru i dystrybucji, przypadków, w których organizacja pozarządowa może zrezygnować lub odmówić odbioru żywności, obowiązywania umowy oraz odpowiedzialności stron za niedotrzymanie warunków umowy.  

  1. Jakie produkty mogą przekazywać sklepy?  

Ustawa dotyczy wszystkich artykułów spożywczych poza alkoholem. Mogą to być zarówno gotowe dania, produkty głęboko mrożone, kasze, makarony itp., jak i artykuły świeże, z krótkim terminem przydatności, np. pieczywo, owoce czy warzywa.  

  1. Kto ponosi koszty odbioru i dystrybucji żywności? 

To zależy od umowy zawartej między sklepem a organizacją. Ustawa nie reguluje szczegółów tej współpracy. W przypadku Banków Żywności z reguły transport, magazynowanie i dystrybucja leżą po naszej stronie, dlatego szukamy wsparcia w naszych partnerach, którzy rozumieją specyfikę i wagę problemu i mogą partycypować w kosztach.  

Ale bez względu na warunki zawarte w umowie, sklepy są nadal zobowiązane do przekazywania organizacjom opłaty za produkty, które trafią do utylizacji. Opłata wynosi 10 groszy za 1 kilogram zmarnowanej żywności, jest naliczana pod koniec roku kalendarzowego i przekazywana do 30 kwietnia kolejnego roku.  

  1. Czy sklepy nieobjęte ustawą (mniejsze niż 250 m2), producenci żywności itp. mogą przekazywać produkty organizacjom pozarządowym? 

Tak i wiele z nich od dawna współpracuje z Bankami Żywności. Jest to działanie dobrowolne, ale również odbywa się na podstawie umowy, która określa warunki współpracy.  

Więcej o darowiznach żywności można przeczytać tutaj: Darowizny żywności | Banki Żywności (bankizywnosci.pl) 

  

  1. Po co w ogóle powstała ustawa i komu pomoże? 

Marnowanie żywności to bardzo złożony problem. Według szacunków FAO (Organizacji Narodów Zjednoczonych ds. Wyżywienia i Rolnictwa), na świecie każdego roku marnuje się około 1,3 miliarda ton żywności, co stanowi blisko jedną trzecią globalnej produkcji jedzenia. W Polsce również ten problem jest ogromny – jak wynika z naszych badań przeprowadzonych w ramach projektu PROM (Program Racjonalizacji i Ograniczenia Marnotrawstwa Żywności), którego liderem jest Federacja Polskich Banków Żywności, w Polsce co roku wyrzuca się 4,8 mln ton żywności. Najwięcej marnują konsumenci – aż 60%, czyli blisko 3 mln ton jedzenia trafia do kosza w gospodarstwach domowych.  

Skutki marnowania żywności są bardzo poważne. Po pierwsze ekonomiczne – wraz z jedzeniem wyrzucamy własne pieniądze. Drugą sprawą są problemy społeczne – w Polsce według najnowszych danych GUS prawie 2 mln osób żyje w skrajnym ubóstwie, czyli miesięcznie dysponuje mniejszą kwotą niż 600 zł. Osoby te każdego dnia muszą zdecydować na co wydać pieniądze: na rachunki, leki czy produkty spożywcze. Ich dieta często jest ograniczona i niepełnowartościowa. Głód i niedożywienie dotykają więc ogromne rzesze ludzi, a pandemia dodatkowo pogorszyła sytuację wielu osób. W tym kontekście marnowanie żywności powoduje powstanie paradoksu społecznego i jest poważnym problemem etycznym. I ostatnią, równie ważną kwestią są fatalne skutki ekologiczne, jakie pociąga za sobą wyrzucanie jedzenia. Kanapka z serem w koszu to aż 90 litrów zmarnowanej wody, potrzebnej do jej produkcji. Trwonimy nasze zasoby i cenne surowce oraz pracę rąk ludzkich. Z kolei gnijąca, wyrzucona żywność emituje do środowiska szkodliwy metan, który według naukowców jest nawet 20 razy bardziej niebezpieczny niż CO2. Marnując żywność po prostu marnujemy naszą planetę.  

Ustawa jest jednym ze sposobów walki z tym zjawiskiem, ważnym krokiem, który przybliża nas do wdrażania kolejnych rozwiązań systemowych. Do tej pory podobne przepisy wprowadzono w nielicznych krajach: we Włoszech, Francji, Czechach i Belgii. Więc bardzo nas cieszy fakt, że jesteśmy w europejskiej awangardzie i podążamy za sprawdzonymi pomysłami.  

  

  1. Czy realizacja zapisów ustawy jest wyzwaniem dla organizacji? 

Wejście w życie ustawy stanowi wyzwanie logistyczne i finansowe dla wszystkich stron objętych nowym prawem. Wg badań przeprowadzanych na zlecenie Federacji Polskich Banków Żywności 82% organizacji współpracujących z Bankami Żywności dysponuje przestrzenią magazynową, jednak jest ona niewielka – średnio 42 m2. Mniej niż połowa badanych podmiotów dysponuje samochodami, w tym dostawczymi. Dlatego sieci handlowo częściej wybierają jako partnerów w realizacji ustawy duże ngo, z lepszym zapleczem logistycznym.  

Ale również dla Banków Żywności zwiększająca się skala ratowanej żywności może być wyzwaniem.  Niemal co druga organizacja partnerska BŻ nie posiada kuchni lub innego pomieszczenia przystosowanego do obróbki lub spożywania posiłków, a prawie 40% nie posiada nawet lodówki. Tymczasem część produktów, która do nich trafia ma bardzo krótki termin przydatności (np. warzywa) i przetworzenie ich na miejscu mogłoby pozwolić na zwiększenie ilości przyjmowanego, a co za tym idzie przekazywanego jedzenia. Żeby to osiągnąć, musimy wspólnie pracować nad rozwojem w kierunku przyrządzania posiłków.  

  1. Czy ustawa w tej formie ma sens? Przecież to konsumenci marnują najwięcej żywności. 

Żywność marnują wszyscy – rolnicy, producenci, dystrybutorzy, gastronomia, sieci handlowe i konsumenci. Chociaż to ci ostatni wyrzucają najwięcej, ograniczać skalę problemu trzeba na każdym etapie. Tym bardziej, że to właśnie sklepy odpowiadają za kształtowanie postaw konsumenckich, np. kupowanie „na wyrost” i przeładowane koszyki, których zawartości nie jesteśmy w stanie przejeść.   

Dlatego ustawa przewiduje również 2 tygodniowe kampanie edukacyjne nt. niemarnowania żywności, które sprzedawcy powinny prowadzić co roku wraz z organizacją partnerską w swoich jednostkach handlowych. Dzięki temu ustawa może mieć również wpływ na zmianę świadomości nas wszystkich. 

  

  1. Co dalej? 

Ustawa przewiduje ewaluację po upływie 18 miesięcy od dnia wejścia jej w życie, której dokona Główny Inspektor Ochrony Środowiska i przedstawi swoją ocenę Sejmowi i Senatowi. Banki Żywności brały aktywny udział zarówno w pracach nad tym aktem prawnym, jak i pracują od ponad roku w oparciu o jego zapisy i dlatego również przygotowały rekomendacje zmian. 

Kluczową zaproponowaną zmianą jest objęcie wymogami ustawy również producentów żywności, ponieważ etap produkcji, podobnie jak sprzedaż, jest istotnym ogniwem w łańcuchu działań na rzecz przeciwdziałania marnowaniu żywności. Kolejna rekomendacja zakłada doprecyzowanie definicji „marnowania żywności”, aby ukrócić dotychczasową praktykę przekazywania organizacjom produktów o wątpliwej jakości handlowej bądź też na zbyt krótko przed upływem daty minimalnej trwałości albo terminu przydatności do spożycia, co uniemożliwia dotarcie żywności do odbiorców końcowych. Bardzo ważną propozycją jest także uregulowanie sposobu rozliczania kosztów odbioru żywności. W obecnym stanie podział kosztów jest ustalany swobodnie w drodze umowy pomiędzy sprzedawcą żywności i organizacją. Ze względu na przewagę siły negocjacyjnej sprzedawców, rozwiązanie to skutkowało nie zawsze optymalnymi warunkami z punktu widzenia organizacji.  

Równolegle do zmian w Ustawie o przeciwdziałaniu marnowaniu żywności konieczna jest nowelizacja Ustawy o bezpieczeństwie żywności i żywienia. Zgodnie z rozporządzeniem Komisji (UE) 2021/382, od 24 marca 2021 r. żywność po dacie minimalnej trwałości, pod warunkiem, że nie jest szkodliwa dla zdrowia i jest zdatna do spożycia przez ludzi, może być wprowadzana do obrotu w celach niekomercyjnych (redystrybuowana, np. w celach charytatywnych). W świetle tych zmian art. 52 Ustawy o bezpieczeństwie żywności i żywienia stoi w sprzeczności z prawem Unii Europejskiej i treść tych przepisów należy dostosować do regulacji unijnej. 

Autorka: Sylwia Romańczak, Federacja Polskich Banków Żywności

  

Projekt „Pola Aktywności” realizowany jest z dotacji programu Aktywni Obywatele – Fundusz Krajowy finansowanego przez Islandię, Liechtenstein i Norwegię w ramach Funduszy EOG.

 

PATRONAT MEDIALNY